- Aura Fest 1.-2.8.2020 Turussa 7500 kävijää
- Vaasa Festival 6.-8.8.2020 Vaasassa 14 700 kävijää
Erittäin joustava ja mukautumisykyinen sekä ammattitaitoinen festivaaliorganisaatiomme sekä kuuliaiset ja rajoitustoimia noudattaneet suomalaiset mahdollistivat sen, että kahta vuosittain tuottamaamme festivaalia, Vaasa Festivalia ja Aura Festia ei missään vaiheessa tarvinnut peruuttaa kesällä 2020. Nämä tapahtumat toteutimmekin kattavien turvallisuus- ja varautumissuunnitelmien kera erittäin poikkeuksellisen tapahtumavuoden aikana. Tietääkseni Vaasa Festival on kävijämäärältää Suomen 2020 kesän suurin toteutunut festivaalitapahtuma.
Painotin omalle organisaatiollemme sillä heikoimmallakin hetkellä, että koittaa jälleen se päivä kun tapahtumia on mahdollista Suomessa toteuttaa. Olemmekin ylpeitä siitä, että pystyimme olemaan eturintamassa työllistäen satoja tapahtuma-alan toimijoita kuluvan vuoden aikana. On vastuullista pyrkiä menemään eteenpäin rajoitustoimien keventymisen myötä ja avata toimialaa asteittain eturintamassa. On tärkeää näyttää suuntaa ja antaa rohkaisevaa signaalia myös muille toimijoille. Pahinta olisi se, että koko toimiala luovuttaisi ja heittäisi työkalupakin nurkkaan.
Yhteisöllisuus päällimmäisenä tunteena
Kesän onnistuneista toteutuksista on päällimmäisenä mielessä se yhteisöllisyys mitä on saanut todistaa. Se heijastui niin asiakkaista, työntekijöistä, artisteista kuin viranomaistakin. Kun on näin kova tiimi, alihankkijat, artistit ja kumppanit tekemässä, voi vain seurata miten se yhdessä piirretty ”sarjakuva” herää henkiin onnistuneiden tapahtumien muodossa.
Kuudennen kerran järjestetyn Vaasa Festivaliin teimme rajoitusten vuoksi muutaman ohjelmamuutoksen ulkomaalaisten esiintyjien kiertueiden siirryttyä ensi kesään 2021. Siirrettyihin artisteihin lukeutui mm. ruotsalainen Tomas Ledin. Vaasassa kotimaisten artistien varaan rakennetun ohjelman esiintyjinä olivat mm. Lauri Tähkä, Eppu Normaali, Kaija Koo, Elastinen ja Sonata Arctica.
Vähintäänkin poikkeuksellisen 10v- juhlavuoden Turun Aura Festin kävijäkunta koostui suureksi osaksi nuorista aikuisista. Ohjelmistossa nähtiin mm. JVG, Sanni, Mikael Gabriel ja Pyhimys. Aura Festin kohdalla teimme myös merkittävän peliliikkeen ja siirsimme perjantain ohjelman sellaisenaan 31.7. perjantailta sunnuntaille 1.8.2020, elokuun rajoituksien oltua heinäkuuta merkittävästi mahdollistavammat ja asiakaskokemukseltaan miellyttävämmät.
Tänä vuonna tehtiin poikkeuksellisen kova työ tapahtumien mahdollistamseksi ja se näkyi kaikkien tekemisessä ja kädenjäljessä, mikä oli täyttä timanttia. Näytettiin yhdessä että poikkeusaikanakin voi tehdä tämän alan toteutuksia hillitysti ja tapahtuma-ala menee eteenpäin askel kerrallaan.
Elokuussa 2020 pelkästään tapahtumien aikana parissa viikossa annoin reilut 50 haastattelua eri medioille Suomessa ja Ruotsissa. Vaasa Festival ja Aura Fest toteutuksien kanssa tehtiin paljon sellaisia asioita mitä ei koskaan kukaan ole Suomessa tehnyt. Näistä saatiin paljon oppia tulevia vuosiakin ajatellen omille ja muille tapahtumille. Moni käytänne tulee jäädäkseen.
Sama hieno yhteisöllisyys on heijastunut tapahtuma-alan toimijoiden lukuisina ulostuloina kuluvan vuoden aikana mm. alan tukiin liittyen.
Taktista apua terveydenhuollon ammattilaisilta ja viranomaisilta
Koronatilanteen pahennuttua olin keväästä 2020 lähtien tiiviissä yhteydessä ministeriöihin, aluehallintovirastoon, sairaanhoitopiirien edustajiin ja myös poliitikkoihin käytännössä viikottain. Sain suoraa tietoa siitä, mihin rajoituksia ollaan mahdollisesti viemässä. Ratkaisevaksi muodostui se hetki, kun 1.6. Suomessa sallittiin ulkoterassien avaaminen täydellä kapasiteetilla. Silloin olin varma, että vähintään tällä samalla mallilla ulkotapahtumia päästään toteuttamaan, siis hieman pienimuotoisemmin kesän aikana. Tuolloin pyrin antamaan signaalia asiasta myös muille tapahtuma-alan toimijoille.
Siinä vaiheessa kun tapahtumien toteutus oli varmistunut, kysyin terveydenhuollon useammalta ammattilaiselta, mihin asiaan he itse kiinnittäisivät eniten huomiota, jos järjestäisivät itse tapahtuman kesällä poikkeusoloissa. Kaikkien vastauksissa oli yhteneväisyyksiä ja yhdeksi tärkeimmäksi turvallisuusohjeeksi muodostui: minimoi asiakkaille tapahtumapäivän aikana syntyvien kontaktien määrä. Tähän liittyen yksi näkyvimmistä konkreettisista toimenpiteistä oli se, että lipulla pääsi kerran sisälle tapahtuma-alueelle, mutta ei uudelleen mikäli asiakas poistui tapahtumasta kesken päivän. Tällä pyrimme minimoimaan edestakaisen liikenteen myötä tapahtuma-alueen ulkopuolelta syntyvien uusien kontaksien määrän.
Ei huomautuksia viranomaisilta tapahtumassa
Tapahtumien kävijämäärän rajasimme Turussa 4000 kävijään ja Vaasassa 5000:een kävijään päiväkohtaisesti. Se on reilusti, lähes puolet vähemmän kuin Turussa tai Vaasassa tavallisesti tapahtumissamme.
Molemmissa tapahtumissamme oli yli 5000 pöytä + tuolipaikkaa ja käsidesipisteitä noin 500 -> jokaiselle pöytäseurueelle oma. Käsienpesupisteiden määrä viisinkertaistettiin normaalin nähden ja anniskelupisteiden määrä kaksinkertaistettiin johojen välttämiseksi.
Luovista ratkaisuista käytössämme oli myös mm. pöytiintarjoilu kymmenien kiertävien myyntikärryjen muodossa. Asiakkaat kokivat monet erityisjärjestelyt paitsi turvallisena, myös palvelutason nostona. Esimerkiksi istumapaikkojen määrän oltua Turussa 5000 ja Vaasassa peräti 6000, oli kaikille asiakkaille, myös peruslipun hankkineille runsaasti omaa tilaa ja istuimia.
Turvallisuustoimenpiteitä esimerkiksi hygienian osalta, tullaan varmaan jatkamaan tulevaisuudessakin. Monelle järjestäjälle siisteys- ja hygieniaturvallisuus on ollut aikaisemmin ”pakollinen kuluerä” budjetissa, mutta tästä eteenpäin tämän sektorin satsausten merkitys kasvaa koko toimialalla. Saimme paljon arvokasta oppia kesän toteutuksistamme, jota olemme jakaneet myös muille tapahtuma-alan toimijoille käyttöön.
Mainittavaa on se, että molemmissa tapahtumissa viranomaiset tekivät pistotarkastuksia todeten järjestelyjen olevan erittäin ammattimaiset. Emme saaneet yhtään huomautusta viranomaisten tarkastuspöytäkirjaan kummastakaan festivaalista. Kummastakaan festivaalista ei ole todettu myöskään lähteneen tartuntaketjuja.
Tulevaisuudesta:
Yhteistyössä Nelonen Media Liven kanssa vuosittain tuottamamme Solar Sound Festival Seinäjoella jouduttiin kuluvalta vuodelta perumaan koronapandemiasta johtuen. Lisäksi vaikka omakin organisaatiomme sai myös kokea vuonna 2020 peruuntuneiden lukuisten kymmenien tapahtumien sekä kolmen suunnitelmissa olleen Raskasta Joulua -konsertin peruuntumisen, katsomme valoisin mielin tätä kirjoittaessani tulevaan vuoteen. Koronarokotteiden markkinoilletulon myötä uskoisin että maalis- huhtikuusta muodostuu siirtymävaihe, jossa suurtapahtumia avataan asteittain jälleen. Kesäkuun 2021 alusta alkaen olen melko varma, että tapahtumia koskevista rajoitustoimista suurin osa on poistunut.
Itse olen rohkeasti kiinnittänyt satoja artisteja kesään 2021, mukana useita stadionluokan ulkomaalaisia artisteja.
Oma organisaatiomme tulee tuottamaan neljä suurta festivaalitoteutusta kesän 2021 aikana. Näihin lukeutuu myös kehitystyön myötä yksi täysin uusi festivaali. Tämän tapahtuman lanseeraamme tammikuussa 2021 maakuntaan, jossa meillä ei aikaisemmin toimintaa ole ollut.
Toivotan kaikille, erityisesti tapahtuma-alalla vaikeita aikoja kokeneille toimijoille rauhallista joulunaikaa, viettäkää se teille tärkeimpien ihmisten kanssa. Tehdään myöhemmin yhdessä vuodesta 2021 kaikkien aikojen tapahtumavuosi.
Tommi Mäki, promoottori
Nordic Live Productions
Tommi Mäki on 28- vuotias vaasalainen yrittäjä ja promoottori. Mäki tunnetaan myös aktiivisena järjestövaikuttajana ja poliitikkona.
Ne Helvetin Kuppilat blogissa tulemme pureutumaan kaunistelematta ravintola- ja tapahtuma-alan polttaviin aiheisiin. Emme tule nöyristelemään teksteissä tai videoissa mitään. Käsittelemme asioita puhtaasti HoReCan ja tapahtumatuotannon näkökulmista. Blogissa tulee olemaan vieraita yhteiskunnan kaikilta osa-alueilta. Tulemme tapaamaan valtioneuvoston, kuntapolitiikan ja myös ravintola- ja tapahtuma-alan edustajia. Miksipä ei vaikka poliisia.
